Política y Procedimientos en materia de Protección y Tratamiento de Datos Personales

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones PSIGMA CORPORATION S.A.S., consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos, ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los empleados, contratistas, pasantes o personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la PSIGMA CORPORATION.

En tal sentido, PSIGMA CORPORATION S.A.S., se permite informar que con motivo del desarrollo de su objeto social y en especial de sus actividades comerciales de evaluación, asesorías y consultoría de talento humano, con anterioridad al 27 de junio de 2013, fecha de expedición del Decreto 1377 de 2013, han realizado recolección, circulación, uso, supresión, transmisión, trasferencia a terceras personas, comunicación (el “Tratamiento”) de información directa o indirectamente relacionada con personas naturales (los “Datos Personales”). En virtud de lo anterior, por este medio la Compañía solicita la autorización de todas aquellas personas cuyos Datos Personales han sido tratados (los “Titulares”) para continuar haciéndolo. Con el propósito de reglamentar y comunicar todos los aspectos relativos al Tratamiento de Datos Personales, las Compañías han implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), la cual está disponible en www.psigmacorp.com/habeasdata.html. En esta Política se informa el detalle de las finalidades del Tratamiento de Datos Personales.

Lo invitamos a conocer más sobre nuestra Política y a dirigir sus comentarios, quejas, reclamos, consultas o solicitudes a info@psigmacorp.com o a la Calle 100 No 19 – 61 Oficina 1202, Bogotá D.C.

PSIGMA CORPORATION S.A.S informa que:

• Con relación a sus Datos Personales, los Titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba del consentimiento, conocer el uso del que han sido objeto, revocar la autorización y solicitar su supresión. Cualquier información respecto de estos derechos o la manera de ejercerlos puede ser consultada en la Política.
• De acuerdo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, si dentro de los próximos treinta (30) días contados a partir de la fecha de la presente comunicación los Titulares no han contactado a las Compañías solicitando la eliminación de sus Datos Personales, las Compañías podrán continuar realizando el Tratamiento de Datos Personales, para las finalidades descritas en la Política.

El uso del PORTAL es gratuito, sin embargo, la adquisición de productos y servicios a través del PORTAL por parte del USUARIO se encuentra sometida al pago de un precio y a condiciones, que complementan los TYC y para todos los efectos legales constituyen un contrato entre el USUARIO y PSIGMA CORPORATION S.A.S. Cuando el USUARIO adquiera de tales productos y servicios, el USUARIO deberá leer detenidamente los y aceptarlos antes de pagar.

Le rogamos leer atentamente la siguiente información antes de hacer uso de esta página Web. La utilización de esta publicación digital y su contenido está sujeta a las condiciones de uso y confidencialidad que más adelante se expondrán. Los siguientes son los términos de un acuerdo legal entre quienes ingresen a esta página términos que son regidos por las normas del ordenamiento civil, mercantil y demás normas que las aclaren modifiquen o adicionen.

Los presentes TYC pueden ser actualizados de manera ocasional, sin que se genere obligación alguna a cargo de PSIGMA CORPORATION S.A.S., de emitir un aviso previo sobre esta situación.

Este sitio Web incluye avisos sobre productos y servicios propios o autorizados por terceros, e información de copyright, cuyos términos deben observarse y seguirse. Ningún contenido de este sitio puede ser copiado, reproducido, recopilado, cargado, publicado, transmitido, distribuido, o utilizado para la creación de servicios derivados del PORTAL, sin el consentimiento previo por escrito, salvo que PSIGMA CORPORATION S.A.S., le otorgue su permiso para acceder y visualizar las páginas Web dentro de este sitio, únicamente en su equipo y para su uso personal y no comercial. Esta autorización está condicionada a no modificar o intervenir el contenido mostrado en este sitio, su mantenimiento intacto, todos los derechos de autor, marcas y otros avisos de propiedad, y a su aceptación de cualquiera de los términos, condiciones y avisos que acompañan al contenido o de otro tipo establecidos en este sitio. No obstante lo anterior, cualquier material que esté disponible para su descarga, el acceso, o cualquier otra utilización de este sitio con sus propios términos de licencia, condiciones y avisos, se rige por dichos términos, condiciones y avisos.

Los materiales de esta página Web están protegidos por derechos de autor y cualquier uso no autorizado, así como el incumplimiento de los términos, condiciones o avisos contenidos en ella, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto. La autorización concedida para utilizar esta página se entenderá automáticamente terminada en caso de infringir cualquiera de estas condiciones, estando obligado a destruir inmediatamente cualquier material obtenido o impreso de esta página, sin perjuicio de las acciones judiciales que pueda instaurar PSIGMA CORPORATION S.A.S., por tal incumplimiento.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., no concede ninguna licencia o autorización de uso de ninguna clase sobre sus derechos de propiedad intelectual, secretos empresariales o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con la página Web y sus contenidos.

Si el USUARIO no está de acuerdo con estos TYC y, por ende, no desea obligarse por los mismos, le rogamos se abstenga de utilizar nuestra página web, su contenido y los SERVICIOS en línea de PSIGMA CORPORATION S.A.S., debiendo abandonar el PORTAL a la mayor brevedad.

Para todos los efectos legales, se entiende que el USUARIO al acceder, navegar o usar cualquier componente este sitio Web, visualizar cualquier texto, gráfico o video, o al registrarse como profesional en área de psicología y enviarnos el respectivo soporte como profesional con antelación para adquirir algún producto o servicio, ha leído, entendido y se obliga a cumplir con estos términos y con todas las leyes y reglamentos aplicables, incluida la exportación y reexportación de leyes y reglamentos de control.

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.

PSIGMA COPORATION S.A.S. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración y/o con acceso a bases de datos personales de PSIGMA CORPORATION S.A.S., en calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento de Datos Personales, así como para todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de PSIGMA CORPORATION S.A.S. tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: info@psigmacorp.com

La empresa responsable del tratamiento del dato personal:

• Razón social: PSIGMA CORPORATION S.A.S.
• Domicilio: Bogotá D. C.
• NIT. 830.059.465-7
• Dirección de correspondencia: Cl 100 Nro. 19 – 61 Of 1202
• Email: info@psigmacorp.com
• Línea de atención al cliente: 9161414

5.1. AMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y lineamientos de este manual se aplican a los datos recolectados en virtud de la operación de PSIGMA CORPORATION S.A.S., que incluye la prestación de servicios y la distribución de productos propios y/o de terceros. Este Manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en el territorio de Colombia o cuando PSIGMA CORPORATION en su calidad de Responsable o Encargado del tratamiento de Datos, modificare su domicilio en el territorio de nacional, sin embargo, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del mismo.

El presente manual contiene los responsables de los tratamientos, y finalidades de las bases de datos, derechos de los titulares, atención a los titulares de los datos, procedimientos para ejercer los derechos del titular, las medidas de seguridad, entre otras.

Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance del presente manual y de la normativa regulatoria.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información puedan utilizar sus datos personales y llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. (Ver Anexo 2 y 3)
• Aviso de privacidad: Es una de las opciones de Comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y la forma de acceder a las políticas de tratamiento de la información y del objetivo de su recolección y uso. Este aviso es generado por el Responsable y habilitado al titular para su conocimiento sobre el tratamiento que se realizará de sus datos personales en donde se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a su información, y la forma en que podrá acceder a ellos, y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Ver Anexo 1).
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento y que será utilizada por parte de PSIGMA CORPORATION SAS.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas, como su nombre o número de identificación, o que pueda hacerlas determinables, como sus rasgos físicos.
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna, entre ellos el estado civil de la persona, o su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público, estos datos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
• Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
• Tratamiento: Cualquier acción o conjunto de acciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento o uso, circulación o supresión. (Ver numeral 13).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales por cuenta del
• Responsable del Tratamiento.
  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos personales y/o del tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el Responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
• Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
• Derecho de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.
• Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de Confidencialidad: Todos los empleados y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. PSIGMA CORPORATION S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal

i) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. PSIGMA CORPORATION SAS informa que tiene implementadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. i) Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.

k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

8.1 DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8.1.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

8.1.2 AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES:

PSIGMA CORPORATION informará a todos sus titulares a través de los medios por los cuales se obtiene la autorización, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, PSIGMA CORPORATION, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.

8.2 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

El tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de Privacidad y Uso de Información personal de cada uno de los productos y/o servicios para los cuales apliquen.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, PSIGMA CORPORATION realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular.

De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información contemplada en las “Políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI”. Por la naturaleza jurídica de PSIGMA CORPORATION y en ejecución de su objeto social, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

A continuación se mencionan las 3 Bases de Datos sobre los cuales PSIGMA CORPORATION SAS, realiza tratamiento de información personal:

9.1. BASE DE DATOS DE CLIENTES ACTUALES

Aunque los principales clientes son personas jurídicas que adquieren los productos y servicios de PSIGMA CORPORATION SAS en consultoría, asesoría, evaluación y desarrollo del talento humano para atender de manera autónoma e independiente a PSIGMA CORPORATION sus procesos internos de recursos humanos, esta base de datos recopila también información de las personas naturales que directamente utilizan nuestros servicios dentro del marco de procesos de selección de acuerdo con las políticas internas de los clientes en donde ellos participan.

Esta base de datos también incluye información de algunas personas naturales que ingresan a la página https://www.psigmacorp.com/ y suministran sus datos autorizando a PSIGMA CORPORATION para el tratamiento de sus datos. Lo anterior sin perjuicio de que en la mayoría de estos casos PSIGMA CORPORATION actúa como Encargado del Tratamiento de estos datos, con las empresas que le adquieren los productos y servicios en talento humano.

Esta base de datos es manejada por el área de Soporte técnico de servicios, por el área Comercial, por el área de Tecnología y por el área de Administración según el tipo de información a la que por su rol puede tener acceso cada una.

Los datos personales e información incluyen: Nombre, Número de Identificación, información tributaria (RUT), dirección, Departamento (estado), Ciudad (municipio), país, región Dirección, Contacto, Cargo, E-mail, Teléfono Móvil y Teléfono Fijo, resultado de las pruebas de acceso online.

Forma en que se recopilan los datos
La información de los clientes se obtiene de los acuerdos de servicio que se realizan con el cliente una vez compran, o directamente de ellos por medio de los registros que diligencian las personas que participan en capacitaciones, webinar o formularios de campañas comerciales.

Finalidad del Uso

• La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a PSIGMA CORPORATION desarrollar sus actividades de consultoría y asesoría en Gestión humana y demás actividades que hacen parte de su objeto social.
• Para los fines de análisis, estudios estadísticos y psicométricos, análisis poblacionales, para la generación de reportes de resultados relacionados con los servicios que presta PSIGMA CORPORATION.
• Generación de informes individuales de resultados de las pruebas psicotécnicas aplicadas dentro del marco de procesos de selección en entidades ajenas a PSIGMA CORPORATION y que adquieren o que utilizan las pruebas dentro de sus procesos de selección en donde PSIGMA CORPORATION actúa como Encargada del tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones y procesos de formación educativa presencial y/o virtual.
• Atender solicitudes de información, comercialización de productos y prestación de servicios, encuestas, evaluaciones, estudios, análisis de información cuantitativa y cualitativa para estudios estadísticos, psicométricos y de continua validación de los instrumentos de evaluación, y de contenidos relacionados con el objeto social de la compañía.
• Notificación de información relativa a nuevos productos y/o servicios de evaluación, medición, diagnóstico y desarrollo del talento humano.
• Comunicación de noticias y boletines
• Almacenamiento en bases de datos con el fin de realizar análisis estadísticos y psicométricos.
• Notificaciones de cambios en el aviso de privacidad
• Notificación de cambios en la legislación que afecte el negocio.
• Evaluar la calidad de los servicios prestados.
• Grabación de imágenes o cualquier otro registro que sirva de soporte y evidencia de las aplicaciones online que adquieren los clientes.
• Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones y actividades autorizadas para PSIGMA CORPORATION.

9.1.1. CLIENTES POTENCIALES

Esta base hace referencia a la información de los clientes potenciales de PSIGMA CORPORATION, por lo cual corresponde a aquellas personas jurídicas interesadas en adquirir los servicios de consultoría empresarial, instrumentos de evaluación o metodologías de desarrollo del talento humano. Aquí se registran datos en lo posible relacionados con: nombre, número de Identificación, dirección, departamento (estado), ciudad (municipio), dirección, país, región, cargo, e-mail, teléfono de contacto.

9.2. BASE DE DATOS EMPLEADOS

a) Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de la compañía.

b) Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.

c) Mantener actualizado el directorio de empleados con la finalidad de facilitar los contactos y comunicaciones.

d) Registros fotográficos y registro biométrico (huella), en el caso de datos biométricos capturados a través de sistemas su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.

e) Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.

f) Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.

g) Elaborar los contratos de trabajo, otrosí y demás documentación derivada de su vinculación laboral.

h) Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la compañía por los medios corporativos habilitados y en las formas que se consideren convenientes.

i) Gestionar la ejecución presupuestal: realizar los pagos a cargo de la compañía.

j) Emitir certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.

k) Gestionar el proceso Contable de la compañía.

l) Emitir las certificaciones laborales de los empleados activos y retirados.

9.3. BASE DE DATOS PROVEEDORES / CONTRATISTAS

a) Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.

b) Para crear el proveedor en el sistema de la empresa, para lo cual se diligencia el formato de proveedores de la empresa.

c) Para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar los pagos y todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.

d) Gestionar la ejecución presupuestal de la compañía: pagos de la Entidad, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos. e) Gestionar el proceso contable de la compañía y los reportes a la DIAN y Secretaria de Hacienda según aplique en la normatividad que esté vigente.

e) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.

f) Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la Entidad o solicitudes de los entes de control

g) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.

h) Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones y actividades autorizadas para PSIGMA CORPORATION.

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, PSIGMA CORPORATION registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

11.1 DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad PSIGMA CORPORATION S.A.S.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PSIGMA CORPORATION S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a PSIGMA CORPORATION S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento; teniendo en cuenta esta autorización cuando se trate de candidatos en procesos de selección o evaluación, previamente al acceder a la aplicación de una prueba psicotécnica de acceso online, se encuentran los términos y condiciones en que se enmarca la política y procedimiento de protección y finalidad del uso de los datos personales, que autoriza el titular de los datos previamente al acceder a la aplicación de la evaluación.
• Ser informado por PSIGMA CORPORATION S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento PSIGMA CORPORATION S.A.S o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
• Tener conocimiento en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por haberlos suministrado en las demográficas de los instrumentos de evaluación en los que haya participado.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a aplicar pruebas psicotécnicas online, o a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.

12.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por PSIGMA CORPORATION S.A.S, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., atendiendo los lineamientos definidos en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, como Responsable del Tratamiento de Datos ha elaborado un formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado los procedimientos para solicitarle su autorización, previamente del momento de la recolección de sus datos personales, para con su autorización atender el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por PSIGMA CORPORATION S.A.S, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a PSIGMA CORPORATION S.A.S, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:

• Por escrito
• De forma oral
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.

PSIGMA CORPORATION S.A.S, ha establecido canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

PSIGMA CORPORATION S.A.S, como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

En virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el Titular de los datos personales y PSIGMA CORPORATION S.A.S, es importante que este conozca que PSIGMA CORPORATION S.A.S, recolecta, registra, almacena, usa los datos personales de los Titulares, para su propio uso con los propósitos para los que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas y/o de supervisión y control.

Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por PSIGMA CORPORATION S.A.S, para: • Ejecutar las actividades derivadas del desarrollo de su objeto social, propias de PSIGMA CORPORATION S.A.S, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares, de acuerdo con el tipo de relación que se genere con la compañía (Empleado, Proveedor, Empresa o persona natural Cliente, Usuario), los datos personales son utilizados, para: • Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de las Compañía; • Contacto con empresas o personas naturales clientes, empleados, proveedores, candidatos, para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar. • Atender solicitudes de información, prestación de servicios, encuestas, evaluaciones, estudios, análisis de información cuantitativa y cualitativa, y contenidos relacionados con el objeto social de la compañía. • Notificación de información relativa a nuevos productos y/o servicios de evaluación, medición y diagnóstico. • Ser contactado(a) para ofrecimiento de productos y servicios. • Almacenamiento en bases de datos cuantitativas con el fin de realizar análisis estadísticos y psicométricos. • Ejecución del contrato o acuerdos de servicios suscritos. • Pago de obligaciones contractuales. • Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma. • Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y PSIGMA CORPORATION S.A.S., o por requerimiento de la empresa cliente Responsable del Tratamiento de los Datos dentro del marco de su proceso de selección. • Soporte en procesos de auditoría externa/interna. • Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal. • Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de PSIGMA CORPORATION S.A.S. • Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente/ Comunicación de noticias y boletines. • Ser informado(a) sobre productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de PSIGMA CORPORATION S.A.S, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o dispositivos móviles. • Enviar información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de PSIGMA CORPORATION S.A.S., o de terceros aliados. • Realizar encuestas, evaluaciones y/o sondeos de opinión sobre la calidad de los productos y/o servicios. • Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información de datos personales que le corresponda a la Compañía. • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude. • Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente. • Registrar la información de Empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de PSIGMA CORPORATION S.A.S., para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar. • Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos. • Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia PSIGMA CORPORATION S.A.S., sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable. • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

Estas actividades las realiza PSIGMA CORPORATION S.A.S., a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, PSIGMA CORPORATION S.A.S., no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que: • El Titular autorice expresamente a hacerlo • La información del Titular tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de PSIGMA CORPORATION S.A.S., • Sea permitido por la ley.

Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de PSIGMA CORPORATION S.A.S.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de PSIGMA CORPORATION S.A.S. En el caso de transmisión de datos personales, PSIGMA CORPORATION S.A.S., suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Igualmente, PSIGMA CORPORATION S.A.S., podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de PSIGMA CORPORATION S.A.S., en términos seguros.

13.1. AVISO DE PRIVACIDAD.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en https://www.psigmacorp.com/

14.1. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuando obra como Responsable del tratamiento de datos personales.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización digital o escrita otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales, cuando este lo requiera.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14.2. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si PSIGMA CORPORATION S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

• Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a PSIGMA CORPORATION S.A.S. los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

14.3. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustesExigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

14.4. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales:

• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación Colombiana.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, teniendo en cuenta que la información que recibe Psigma desde la aplicación de las pruebas psicotécnicas, corresponde al algunas demográficas y a las marcaciones digitales de respuestas que realizan las personas evaluadas frente a un perfil de cargo cuando participan en procesos de evaluación en las empresas, las cuales son las que directamente administran sus procesos de selección y reciben los informes de resultados de las pruebas aplicadas por sus candidatos o personal evaluado..
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

14.5. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante. Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas:

a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición. b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA EMPRESA. c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante LA EMPRESA de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

15.1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS.

PSIGMA CORPORATION S.A.S y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual de las demográficas registradas en las pruebas que aplique el evaluado vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., como Responsable y/o Encargada del Tratamiento de Datos suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. ¬ El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. – La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por PSIGMA CORPORATION S.A.S., y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el numeral 16.1 del presente Manual. La consulta será atendida por PSIGMA CORPORATION S.A.S., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible para PSIGMA CORPORATION S.A.S., atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

15.2. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS.

PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a PSIGMA CORPORATION S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por PSIGMA CORPORATION S.A.S.

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se requiera, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia PSIGMA CORPORATION S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado en un término máximo de dos (2) días hábiles de la situación al interesado para que este proceda de conformidad.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene PSIGMA CORPORATION S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse internamente hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16.1. Canales Habilitados:

Los derechos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas dirigiéndolas a través de los canales que han sido habilitados para tal efecto por PSIGMA CORPORATION S.A.S., los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:

• A través de la dirección de correo electrónico: info@psigmacorp.com
• A través de la página web de LA EMPRESA: https://www.psigmacorp.com/
• A través de la línea de atención al cliente 9161414 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 1:00 p.m. y 2:00 a 6:00 p.m. en la ciudad de Bogotá, el cual sólo estará habilitado para el trámite de consultas.
• Dirección: Calle 100 No. 19- 61 Piso 12 Bogotá Colombia.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por PSIGMA CORPORATION S.A.S. señalados anteriormente, y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
• Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representado.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo 1. Rectificación y Actualización de Datos. PSIGMA CORPORATION S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

PSIGMA CORPORATION S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Parágrafo 2. Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PSIGMA CORPORATION S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
• Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PSIGMA CORPORATION S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar
el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, y que puedan servir como insumo a la investigación.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PSIGMA CORPORATION S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

16.2. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PSIGMA CORPORATION S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado o especialmente para estudios estadísticos y psicométricos.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a PSIGMA CORPORATION S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable para el cumplimiento de un contrato o servicio dentro del marco de procesos de selección, o por disposición legal no podrá ser revocado.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PSIGMA CORPORATION S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., en su calidad de Responsable o Encargada del Tratamiento de Datos, protege la información mediante mecanismos que conservan su seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento utilizando los siguientes mecanismos:

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
• Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios empresas clientes y aplicantes de pruebas psicotécnicas dentro del marco de procesos de selección en el que participan en las empresas clientes de PSIGMA CORPORATION SAS.

Todos los empleados y contratistas de PSIGMA CORPORATION SAS, que por sus funciones tengan acceso a información y relacionamiento con las empresas y/o personas clientes, asumen responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de relacionamiento o comerciales que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de PSIGMA CORPORATION SAS.

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de clientes, empleados, proveedores, acreedores y demás titulares de los datos personales que maneja PSIGMA CORPORATION SAS en sus bases de datos, será el área Administrativa.

PSIGMA CORPORATION SAS., podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando PSIGMA CORPORATION SAS. transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

1. Alcances del tratamiento,
2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguiente obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien PSIGMA CORPORATION S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico y la información que se suministre estará en enfocada a datos estadísticos y psicométricos, salvo requerimiento de orden legal sobre otro tipo de información que pudiese estar registrada.

Las Bases de Datos de PSIGMA CORPORATION S.A.S., tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las actividades que desarrolla la Entidad.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de suministro de información.

Las comunicaciones se enviarán y/o estarán disponibles digitalmente como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a aplicar pruebas psicotécnicas online, o a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.

12.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por PSIGMA CORPORATION S.A.S, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., atendiendo los lineamientos definidos en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, como Responsable del Tratamiento de Datos ha elaborado un formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado los procedimientos para solicitarle su autorización, previamente del momento de la recolección de sus datos personales, para con su autorización atender el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por PSIGMA CORPORATION S.A.S, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a PSIGMA CORPORATION S.A.S, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:

• Por escrito
• De forma oral
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.

PSIGMA CORPORATION S.A.S, ha establecido canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.